Rechnungsworkflow verstehen

Einleitung

Die Rechnungsbearbeitung setzt den Rechnungseingang in einem standardisierten Workflow um.

Ablauf

Die Rechnungen werden im ersten Schritt durch den Benutzer hochgeladen und dann durch die App automatisiert ausgelesen. Hierbei werden die einzelnen Bestandteile einer Rechnung, wie z.B. Geschäftspartner, Zahlungsinformationen und Fälligkeitsdaten erfasst. Nach dem Auslesen können Daten manuell ergänzt oder geändert werden. Der erste Benutzer schließt die Bearbeitung der Rechnung mit der Kontierung und Prüfung der Daten ab.

Er wählt dann einen weiteren verantwortlichen Benutzer der App zur zweiten Prüfung aus. Der zweite Benutzer kann die Erfüllung der Leistung zur dazugehörigen Rechnung bestätigen und gibt die Rechnung sodann als sachlich und rechnerisch richtig frei. Sollten einzelne Bestandteile der Rechnungsinformationen nicht korrekt sind, kann der zweite Benutzer die Rechnung mit einem Kommentar versehen und sie zurück an den ersten Benutzer geben.

Nach erneuter Prüfung und Aktualisierung der Rechnungsdaten, leitet der erste Benutzer die Rechnung erneut zur Prüfung weiter.

Nach der erfolgreichen Prüfung können die Rechnungen von den verantwortlichen Mitarbeitenden im Rechnungswesen zur Zahlung freigegeben werden. Hier handeln die Benutzer innerhalb ihrer Freigabekompetenzen. Reichen diese Kompetenzen nicht aus, muss ein Benutzer mit entsprechender Freigabekompetenz die Rechnung freigeben.

Im nächsten Schritt werden die freigegebenen Rechnung zur Buchung (intern) und Zahlung (extern) exportiert. Für die Rechnungen werden Buchungssätze erstellt. Diese können in einem CSV-Fomat oder einem xml-Format einmalig exportiert werden. Die Buchungssätze belasten die angesprochenen G+V-Konten aus den Rechnungsdaten und buchen diese zunächst auf ein internes Verrechnungskonto. Von diesem werden die Zahlungen dann an die Geschäftspartner veranlasst. Die Buchungen werden standardisiert über agree21 ausgelöst.