Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Rechnungen können im PDF- und xml-Format hochgeladen werden.

Über die Rechnungsübersicht kann der Dialog zum Hochladen von Rechnungen gestartet werden. Klicken Sie hierfür auf den Button Rechnung hochladen. Dadurch öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die hochzuladende Rechnung per Drag & Drop in den dafür vorgesehenen Bereich ziehen können. Oder Sie klicken auf Datei auswählen und navigieren zu dem Pfad, in dem die Rechnung gespeichert wurde. Weitere Ausführungen dazu können Sie direkt unserem Handbuch entnehmen: Rechnungen hochladen

Tritt während der Nutzung unserer Lösung ein Fehler auf, steht Ihnen jederzeit unser Support-Kanal zur Verfügung. Enthalten unsere FAQ’s keine Erklärung zu dem auftretenden Systemverhalten, wenden Sie sich gerne mit einer Anfrage über den Support an uns.
Beschreiben Sie bitte in der Anfrage den Sachverhalt so ausführlich wie möglich. Laden Sie auch gerne Screenshots und Bilder hoch. Je mehr Informationen uns vorliegen, desto besser können wir den Sachverhalt nachvollziehen. Auch sind Hinweise zum genutzten Endgerät und Browser hilfreich für die Analyse.
Unseren Supportkanal finden Sie in der Anwendung Basisdienste → Benutzerservice → Support oder alternativ in allen Anwendungen unten links über die Auswahl “Hilfe erhalten” → Support.

Die hochgeladenen Dateien werden während der Verarbeitung geprüft. So werden Duplikate mit identischem Dateinamen und Datei-Aufbau erkannt und dem Anwender mit einem Dialogfenster darauf hingewiesen. Das Hochladen eines Duplikats wird systemseitig unterbunden.

Wenn eine Rechnung kontiert wird, auf der keine Steuer ausgewiesen ist (z.B. weil der Rechnungssteller Kleinunternehmer ist), ist im Rechnungseditor trotzdem ein Steuerschlüssel anzugeben. Hierbei wird davon ausgegangen, dass keine Bank ein “Pseudokonto” Steuer 0% hinterlegt, auf dem keine Beträge gebucht werden.

Daher wurde bei der Entwicklung entschieden, einen Steuerschlüssel in der Anwendung zu implementieren, der keine Sachkontonummer benötigt, da bei jeder Kontierung ein Steuerschlüssel zu hinterlegen ist. Dieser kann auch technischen Gründen weder ausgeblendet, noch gelöscht werden.

Das Archivieren von Geschäftspartnern ist in der Anwendung technisch nicht möglich.

Für Lastschriften, die vom Verrechnungskonto eingezogen werden, wählt man in den Rechnungskategorien für Lastschriften "über Verrechnungskonto" aus und wählt diese Rechnungskategorie im Rechnungseditor aus.

Für Lastschriften, die bereits vom Sachkonto eingezogen worden sind, nutzen Sie die Rechnungskategorie "Kalkulatorisch". In diesem Fall ist bei einer Umsatzsteueroptierung nur noch der mit dem Bankenschlüssel multiplizierte Vorsteuerbetrag zu korrigieren und es müssen keine weiteren Buchungen erfolgen.

Empfehlung der UNEOS: Wie empfehlen grundsätzlich alle Lastschriften vom UNEOS-Verrechnungskonto einziehen zu lassen, da die Übersichtlichkeit besser gegeben ist und der Verwaltungsaufwand reduziert wird.

Aktuell können Rechnungen im Rahmen des innergemeinschaftlichen Erwerbs nicht über unsere Anwendung gesondert bearbeitet werden.

Grundsätzlich kann die Rechnung wie gewohnt zu Lasten des Sachkontos bezahlt werden. Die erforderliche Buchung der Umsatzsteuer und ggf. Vorsteuer sind manuell durchzuführen. Diese können derzeit über unsere Anwendung nicht abgebildet werden.

Wenn ein Bankenschlüssel innerhalb eines laufenden Geschäftsjahres durch einen neuen vorläufigen oder finalen Bankenschlüssel aktualisiert wird, wird eine Ausgleichsbuchung für alle bereits gebuchten (und die sich im Status “gebucht” befindenden) Rechnungen des betroffenen Geschäftsjahres erstellt.

Der Beleg der Ausgleichsbuchung erscheint nach der Freigabe des Bankenschlüssels in der Rechnungsübersicht im Status Bereit. Der Beleg durchläuft nun den Workflow einer Rechnung. Im Rechnungseditor können Kommentare an dem Beleg hinterlegt werden. Wird der Ausgleichsbeleg zur Buchung exportiert, erhält der Beleg den Status Gebucht und die Bearbeitung im Rechnungseingang ist abgeschlossen. Die Buchungsdatei muss anschließend über den bekannten Weg im Bankarbeitsplatz verarbeitet werden.

Jede Ausgleichsbuchung, die durch eine Änderung eines Bankenschlüssels erzeugt wird, muss zur Buchung gebracht werden und kann nicht gelöscht oder storniert werden. Erst dann sollte der Bankenschlüssel erneut angepasst werden.

In der Benutzerverwaltung können temporär oder dauerhaft Benutzer angelegt werden, denen bei Bedarf nur Leserechte zugewiesen werden.

Die offenen Posten der Verrechnungskonten werden in einer separaten Datei in die Anwendung importiert. Das Format gleicht dabei dem der regelmäßig zu erstellenden Quelldatei. 

In der Benutzerverwaltung können temporär oder dauerhaft Benutzer angelegt werden, denen bei Bedarf nur Leserechte zugewiesen werden.

Aktuell ist eine Abstimmung von Fremdwährungskonten über das Modul nicht möglich.

Die Verrechnungskonten im Modul Kontoabschluss können Gruppen/Abteilungen zugewiesen werden. So können die Zuständigkeiten in der Anwendung abgebildet werden. 

Eine Abstimmung von externen Bankkonten -auch der DZ-Bank und der Bundesbank- ist über das Modul nicht möglich. Hierfür ist das Modul Kontoabstimmung nicht vorgesehen. 

Das Modul dient zur Abstimmung interner Verrechnungskonten mit durchlaufenden Posten – definitionsgemäß mit einem Nullsaldo, sobald die Buchungen abgestimmt sind. 

Eine Weiterleitung eines Kontoabschlusses innerhalb der Anwendung an einen anderen Benutzer ist nicht möglich.

Ein Mitarbeiter der Revision erhält idealerweise Zugriff durch Leserechte. So kann er den Abschluss in der Anwendung direkt einsehen.

Alternativ kann der Bericht in der Anwendung heruntergeladen werden und als PDF an die Revision per E-Mail weiter geleitet werden. 

Offene Posten zum 31.12. können bei Bedarf mit einem Kommentar versehen werden und bleiben so lange in der Umsatzübersicht ersichtlich, bis die erwartete Gegenbuchung stattfindet. 

Feedback zu unseren Lösungen aus der Praxis sind für uns zur bedarfsgerechten Entwicklung der Software besonders wertvoll. Wir freuen uns daher auf alle Rückmeldungen, Anregungen und Sichtweisen. Sie können uns Ihre Ideen auf verschiedenen Wegen übermitteln:

• Übermitteln Sie den Verbesserungsvorschlag über den Supportkanal und wählen dort die Option zur digitalen Mitgestaltung, die sogenannte Co-Creation aus. Unseren Supportkanal finden Sie in der Anwendung Basisdienste → Benutzerservice → Support oder alternativ in allen Anwendungen unten links über die Auswahl “Hilfe erhalten” → Support.

• Diskutieren Sie diese Punkte gerne mit Ihrem Kundenbetreuer der UNEOS.

• Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf:

📧 support@uneos.de

Darüber hinaus erweitern wir stets unseren Kreis der Entwicklungspartner-Banken. Entwickeln Sie mit uns Lösungen ganz nach Ihrem Bedarf. Sprechen Sie uns gerne an.