2025/12 - Rechnungseingang 2.0 (6)

Zusammenfassung

Mit dem bislang größten Update für den Rechnungseingang bereiten wir Ihr System auf neue Funktionen vor. Darunter enthalten sind Großrechnungen - welche zur Freigabe auf mehrere Benutzer aufgeteilt werden müssen, die Erstellung von Eigenbelegen sowie Plänen zur Erstellung von Dauerlastschriften und -aufträge, den Upload per E-Mail, die Hinterlegung mehrere Verrechnungskonten und vieles mehr. Darüber hinaus wird UNEOS durch ein neues Benachrichtigungssystem nun deutlich kommunikativer und unterstützt die Zusammenarbeit im Arbeitsalltag noch besser.

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Rechnungseingang

Neuer Stammdaten-Editor

Wir haben unseren Stammdaten-Editor überarbeitet und mit neuer Funktionalität ausgestattet.

Neue Übersicht

Im Rahmen des Updates erhält der Stammdaten-Editor ein neues Design und es werden zudem neue Funktionalitäten zur Verfügung gestellt.

Künftig ist es für den Benutzer in Abhängigkeit der aufgerufenen Stammdatenart möglich die Ansicht spezifischer zu filtern.

Export von Stammdaten

Bei den Stammdaten der folgenden Arten ist es möglich Daten aus der Anwendung heraus zu exportieren. Die Daten werden als Excel-Datei bereitgestellt.

• Geschäftspartner

• Kostenart

• Kostenstelle

• Kostenträger

Erstellung von Produktlisten (für Großrechnungen)

Insbesondere für Großrechnungen können Produkte mit Artikelnummer und Bezeichnung in den Stammdaten hinterlegt werden und mit den folgenden Daten verknüpft werden:

• Kostenstelle

• Kostenträger

• Kostenart

• Prüfer

Sobald SmartFill die Artikelnummern in einer Rechnung erkennt,
werden die Daten automatisch im Rechnungseditor als Position übernommen.

Neuer Rechnungseditor

Im Rahmen des Updates erhält auch der Rechnungseditor ein neues Design und es werden neue Funktionalitäten zur Verfügung gestellt.

Der Grundaufbau des Rechnungseditors bleibt erhalten - im linken Bereich sind die Rechnungsangaben zu erfassen, im rechten Bereich wird die Rechnung als Datei dargestellt. Die Bearbeitung einer Rechnung wird transparenter und intuitiver.

Neue Rechnungsdetails

Die Rechnungsangaben unterteilen sich in die Reiter Details und Positionen. In den Details werden die allgemeinen Informationen sowie Informationen zur Zahlung erfasst.

Neue Rechnungspositionen

Der Reiter Positionen ersetzt den bisherigen Bereich “Buchung”.

Rechnungsstatus

Im Rechnungseditor wird optisch anhand der Status Bearbeiten, Prüfen, Freigeben, Buchen und Abgeschlossen dem Benutzer der Prozessfortschritt angezeigt.

Die Status werden im Rahmen des Updates umbenannt. Die verschiedenen Status werden wie folgt dargestellt:

Status	Statusbezeichnung alt	Darstellung
Bearbeiten	Bereit
Prüfen	Bearbeitet
Freigeben	Geprüft
Buchen	Freigegeben
Abgeschlossen	Gebucht

Pläne (wiederkehrende Zahlungen)

Die Pläne ermöglichen den Benutzer wiederkehrende Zahlungen (Daueraufträge und Dauerlastschriften) in unserer Anwendung abzubilden.

Die Pläne werden nach Anlage oder Änderungen durch einen weiteren Benutzer sachlich und rechnerisch geprüft. Die Zahlungen auf Basis der Pläne werden mittels eines Systembelegs in dem hinterlegten Intervall dem im Plan verantwortlichem Benutzer direkt zur Freigabe im Rahmen der Betragskompetenz im Rechnungseingang zur Verfügung gestellt.

Eigenbeleg erzeugen

Mit dieser Funktion wird die Belegpflicht für Fälle erfüllt, in denen keine originale Rechnung vorliegt. Dies umfasst Eigenbelege mit externer Zahlung (z.B. bei Überweisungen) oder als interne Buchung (z.B. bei Lastschrift).

Ein Eigenbeleg kann in der Rechnungsübersicht durch einen Benutzer erzeugt werden.

Nach Erfassung aller Angaben wird der Eigenbeleg digital durch den Benutzer unterschrieben und ein Systembeleg erzeugt. Dieser kann wie gewohnt in der Anwendung bearbeitet werden.

Benachrichtigungen im Rechnungseingang

Das neue Benachrichtigungssystem informiert gezielt über wichtige Ereignisse innerhalb des Rechnungseingangs. Die Benachrichtigungen helfen dem Benutzer dabei, jederzeit auf dem aktuellen Stand zu bleiben und schneller auf relevante Informationen zu reagieren.

Zu den Ereignissen für die Benachrichtigungen an Benutzer verschickt werden gehören:

• Hinweis auf abgelehnte Rechnung

• Wöchentliche Zusammenfassung der zugewiesenen Rechnungen

• Hinweis auf zugewiesene Rechnung

Die Benachrichtigungen finden sich auch in der Applikation wieder. Darüber hinaus können dort per Dreipunktemenü auch die persönlichen Benachrichtigungseinstellungen erreicht werden, wo bspw. Versandpräferenzen eingestellt werden können.

Großrechnungen

Mittels Angabe von Prüfern pro Rechnungsposition ist es im neuen Rechnungseditor möglich, eine eingehende Rechnung zur Prüfung auf mehrere Benutzer aufzuteilen und diese Teilrechnungen zeitgleich prüfen zu lassen.

Die Hauptrechnung wird auf Basis der Anzahl der angegebenen Prüfer in Teilrechnungen aufgeteilt.

Die betragliche Freigabe erfolgt mit der Hauptrechnung sobald alle Teilrechnungen sachlich und rechnerisch geprüft wurden.

Sollten in den Stammdaten Produkte gepflegt sein, dann wird SmartFill hier eine entsprechende Aufteilung vorschlagen

Neue Funktionen am Geschäftspartner

Mehrere Bankverbindungen an einem Geschäftspartner

Am Geschäftspartner können mit diesem Update mehrere Bankverbindungen in dem Stammdaten hinterlegt werden. Eine der hinterlegten wird als primäre Bankverbindung gekennzeichnet.

Im Rechnungseditor wird die IBAN eingestellt, die durch SmartFill ausgelesen wird. Handelt es sich wiedererwaratend nicht um die IBAN, welche für die Zahlung verwendet werden soll, kann über ein Dreipunktemenü bei den Zahlungsinformationen eine der am Geschäftspartner hinterlegten Bankverbindungen ausgewählt, eine neue angelegt oder das Feld der IBAN zur manuellen Erfassung geöffnet werden.

Mehrere Verrechnungskonten für Geschäftspartner

Neben dem primären Verrechnungskonto können nun zusätzliche Verrechnungskonten für Geschäftspartner hinterlegt werden. Im Geschäftspartner kann dadurch ein vom primären Verrechnungskonto abweichendes Verrechnungskonto hinterlegt werden, über das alle im Rahmen der Rechnungseingangsbearbeitung erfassten Positionen zu diesem Geschäftspartner gebucht werden können.

Das Verrechnungskonto wird am Stammdatensatz unter dem Punkt Verrechnungskonto hinterlegt.

Gut zu wissen: Als Standard ist an jedem Geschäftspartner das primäre Verrechnungskonto hinterlegt.

Weiterleitung von Rechnungen an Gruppen

Ab sofort können Rechnungen nicht nur einzelnen Benutzern, sondern ganzen Gruppen zugewiesen werden. Alle Mitglieder der Gruppe erhalten damit eine Benachrichtigung und sehen die Rechnung in ihrem Verantwortungsbereich.

So wird erreicht, dass nicht ein einzelner Benutzer die Verantwortung für die Rechnung in der Anwendung bekommt, sondern alle in der Gruppe vorhandenen Benutzer. Diese können die Rechnung zur Bearbeitung, Prüfung und Freigabe aufnehmen.

Die zugewiesene Gruppe wird in der Rechnungsübersicht in der Spalte “Aktueller Bearbeiter” ausgewiesen.

Für Banken, die nicht die Abbildung der Betragskompetenzen in unserer Anwendung nutzen, können die Option der Weiterleitung an Gruppen dennoch nutzen. Hierfür sind Gruppen des Typs „Organisationseinheit” anzulegen.

Neuanlage aus dem Rechnungseditor

Es ist künftig möglich direkt aus dem Rechnungseditor heraus einen neuen Geschäftspartner anzulegen. Der Benutzer verzweigt direkt in die Stammdaten für die Erfassung der Daten.

Diese Funktion steht Benutzern zur Verfügung, die die Berechtigung für die Bearbeitung der Rechnungswesenstammdaten haben.

Upload von Rechnungen per E-Mail

In den Basisdiensten kann jetzt die Berechtigung „Upload per E-Mail” vergeben werden. Damit wird es möglich an eine vorgegebene Mailadresse E-Mails mit Anhängen zu versenden. Das System wertet die Anhänge aus und übergibt diese an die Rechnungseingangbearbeitung. Damit der Versand funktioniert, müssen drei Kriterien erfüllt sein:

1. Die Mail muss von einer Mailadresse kommen, die im System einem Benutzer zugewiesen ist.

2. Die Berechtigung „Upload per E-Mail” muss dem Benutzer zugeordnet sein

3. Der Benutzer muss die Berechtigung haben, in der Rechnungseingangsbearbeitung Rechnungen hochzuladen.

Siehe 2025/12 - Rechnungseingang 2.0 (6) | Upload-per-E-Mail für weitere Informationen

Fehlerbehebungen und Weiteres

• Mehrere Geschäftspartner mit der selben IBAN

Mit dem Update heben wir die Beschränkung auf, dass eine IBAN einmalig innerhalb der Geschäftspartner auftauchen kann. Dies kann beispielsweise bei zwei Mitarbeitenden auftreten, die beide als Geschäftspartner geführt werden und ein gemeinsames Konto nutzen.

• Ein Fehler mit manuell überschriebenen IBANs und unterdrückten Buchungsdateien wurde behoben

Kontoabstimmung

Neue Dateistruktur der Quelldatei

Der Aufbau der aus agree21Analysen zu importierenden Datei wurde um eine zusätzliche Spalte erweitert. Die neue Spalte „Buchungs-ID” wird als erweiterndes Kriterium bei der Duplikatsprüfung verwendet.

Eine aktualisierte Abfrage für Agree21Analysen kann hier heruntergeladen werden:
Berichtsspezifikationen - Kontoabstimmung Vortagesultimo.txt

Benachrichtigungen in der Kontoabstimmung

Das neue Benachrichtigungssystem informiert gezielt über wichtige Ereignisse innerhalb der Kontoabstimmung. Die Benachrichtigungen helfen Ihnen dabei, jederzeit auf dem aktuellen Stand zu bleiben und schneller auf relevante Informationen zu reagieren.

Zu den Ereignissen gehören:

• fällige Kontoabstimmungen

• zu prüfende Kontoabstimmungen (Erstellungen und Auflösungen)

• zurückgewiesene Kontoabstimmungen

• fehlende Datenversorgung seit mindestens 30 Tagen

• neues Konto mit fehlender Zuweisung

• unbearbeitete Aufträge (Erinnerungen)

Analog zur Rechnungseingangsbearbeitung können die Einstellungen individualisiert werden. Mehr Informationen finden Sie unter 2025/12 - Rechnungseingang 2.0 (6) | Benachrichtigungen-im-Rechnungseingang

Erweiterung der Verlaufsanzeige

Der Verlauf der Datenübersicht kann nun mittels einer Eingabe in der Suchleiste durchsucht werden. Über die Filter kann ebenfalls die Darstellung der hochgeladenen Dateien eingeschränkt werden.

Es stehen folgende Filteroptionen zur Verfügung:

• Aktivität

• Benutzer

• Datum

Verläuft das Hochladen einer Datei mit Fehlern, kann nun auf das rote Fehlerhinweisfeld geklickt werden. Es werden nun detaillierte Informationen zum Fehler angezeigt. Können einzelne Umsätze nicht verarbeitet werden, werden diese in der Fehlerübersicht detailliert aufgelistet.

Die Detailansicht der Fehlerdiagnose kann über das Drei-Punkte-Menü im Format .xlsx oder .csv heruntergeladen werden.

Upload von IDA-Exporten per E-Mail

In den Basisdiensten kann jetzt die Berechtigung „Upload per E-Mail” vergeben werden. Damit wird es möglich an eine vorgegebene Mailadresse E-Mails mit Anhängen zu versenden. Das System wertet die Anhänge aus und übergibt die CSV-Dateien an die Kontoabstimmung. Damit der Versand funktioniert, müssen drei Kriterien erfüllt sein:

1. Die E-Mail muss von einer Mailadresse kommen, die im System einem Benutzer zugewiesen ist. Hier sollte für die IDA-Adresse ein Benutzer eingerichtet werden

2. Die Berechtigung „Upload per E-Mail” muss dem Benutzer zugeordnet sein

3. Der Benutzer muss die Berechtigung haben, in der Kontoabstimmung IDA-Exporte hochzuladen.

Siehe 2025/12 - Rechnungseingang 2.0 (6) | Upload-per-E-Mail für weitere Informationen

Fehlerbehebungen und Weiteres

• Korrektur der Soll- und Habenumsätze im Umsatzeditor nach Archivierung einer Datei

• Konten mit einem Saldo ungleich 0,00 € können nun aus der Kontenübersicht archiviert werden.

Basisdienste

Vorlagen für Benachrichtigungen aus der Anwendung

Benachrichtigungen werden auf Basis von Vorlagen zur Verfügung gestellt, die in Abhängigkeit der gebuchten Module genutzt werden können, um Benutzer über z.B. zugewiesene Rechnungen oder Fälligkeiten zu informieren. Für die Verwaltung der Vorlagen ist eine entsprechende Berechtigung zu vergeben.

Im Bereich Benachrichtigungsvorlagen können Benachrichtigungen für das komplette System aktiviert / deaktiviert werden.

Upload per E-Mail

Mit dem Update ist es nun möglich für jedes System den Upload per E-Mail freizuschalten. Dabei unterstützt der neue Dialog in der Benutzerverwaltung bei der Einrichtung. Es kann mit der Zuordnung der Berechtigung „Upload per E-Mail” jedem Benutzer individuell die Möglichkeit eingeräumt werden, Anhänge per E-Mail an das System zu übergeben. Dabei wird die E-Mailadresse, an die gesendet werden soll, nur angezeigt, wenn der Benutzer alle drei notwendigen Schritte komplettiert hat. Per „Kopieren” oder beim Klick auf den Link kann die E-Mail kopiert bzw. z.B. in Outlook geöffnet werden.

Fehlerbehebungen und Weiteres

• Der Versand unserer E-Mails verläuft nun über einen anderen Dienst. Daher kommen E-Mails nun von einer inbox.uneos.de Adresse