Rechnungen abschließen und archivieren
Rechnung abschließen
Die erfolgreiche Bearbeitung und sachliche und rechnerische Prüfung von Rechnungen wird jeweils mit Klick auf die Schaltfläche „Bearbeitung abschließen” abgeschlossen. Hierfür müssen alle Pflichtfelder inhaltlich bearbeitet worden sein.
Schaltflächen für die Archivierung und den Abschluss der Bearbeitung
Schaltflächen „Archivierung” und „Bearbeitung abschließen” oben rechts im Rechnungseditor
Es öffnet sich eine Dialogfenster, in welchem der empfangende Benutzer ausgewählt wird. Nach Auswahl eines Benutzers für die Weiterleitung kann die Rechnung mit der Schaltfläche „Bearbeitung abschließen” weitergeleitet werden.
Dialogfenster „Bearbeitung abschließen”
Die Schaltfläche „Bearbeitung abschließen” wird erst zur Nutzung freigegeben, nachdem ein Benutzer ausgewählt wurde.
Rechnung archivieren
Das Archivieren einer Rechnung bedeutet, dass eine Rechnung aus dem aktuellen Workflow herausgenommen wird, da sie nicht gebucht werden soll. Dies kann z.B. für eine fehlerhafte Rechnung notwendig sein. Die Archivierung wird über die Schaltfläche „Archivieren” im Rechnungseditor angestoßen.
Schaltfläche „Archivieren” oben rechts im Rechnungseditor
Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem verpflichtend eine Begründung für die Archivierung zu erfassen ist.
Dialogfenster „Archivieren” im Rechnungseditor
Durch das Archivieren kann eine Rechnung nicht mehr bearbeitet werden. Der Beleg ist im Status Archiviert unter der Rechnungsübersicht (siehe Rechnungsübersicht) weiterhin einzusehen.