Status einer Rechnung

Einleitung

Damit der aktuelle Bearbeitungsstand jeder Rechnung schnell und eindeutig erkannt ist, wird zu jeder Rechnung innerhalb der „Rechnungsübersicht” der Status angezeigt. Der Rechnungsstatus einer Rechnung wird in der Rechnungsübersicht (Rechnungsübersicht) in der Spalte „Status” und im Rechnungseditor (Rechnungen bearbeiten)neben der Rechnungs-ID angezeigt angezeigt.

Rechnungsstatus

Der Status einer Rechnung wird im Workflow automatisch aktualisiert. Die Software unterscheidet derzeit neun Status:

Lädt hoch

Während des Hochladevorgangs wird eine Rechnung mit dem Status „Lädt hoch“ in der Übersicht angezeigt.

Verarbeitung

Während die Rechnungsdateien automatisch verarbeitet werden, d.h. auf Auslesbarkeit, Fehler, Duplikate und ähnliches geprüft werden, wird der Status „Verarbeitung” angezeigt. Die Status-Labels zum Hochladevorgang und der Verarbeitung sind grau. Während eine Rechnung einen dieser Status innehat, kann sie nicht durch den Benutzer bearbeitet werden.

Bereit

Sobald die automatische Auslesung abgeschlossen ist erhält die Rechnung den Status „Bereit”. Das entsprechende Label ist blau umrandet.

Bearbeitet

Die Rechnungen im Status „Bereit” können im Rechnungseditor vervollständigt und bearbeitet werden. Hat der erste Benutzer alle Daten bearbeitet und geprüft, kann die Bearbeitung abgeschlossen werden. Die Rechnung wird zur Prüfung an den zweiten Benutzer weitergeleitet und erhält den Status „Bearbeitet“.

Geprüft

Der zweite Benutzer kann die Rechnung im Status „Bearbeitet“ nun ansehen und die hinterlegten Rechnungsdaten auf Richtigkeit prüfen. Sind Fehler in den Daten enthalten, kann die Rechnung an den ersten Benutzer zur Korrektur zurückgewiesen werden. Die Rechnung erhält dann erneut den Status „Bereit”. Sind die Daten richtig, bestätigt der Benutzer dies mit der Bestätigung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit. Die Rechnung erhält dann den Status „Geprüft“.

Freigegeben

Bevor eine Rechnung zur Zahlung exportiert werden kann, muss sie nochmals dafür freigegeben werden. Mit dieser Freigabe bestätigt der Benutzer das Handeln innerhalb seiner Freigabekompetenzen. Nach der Ausführung der Freigabe erhält die Rechnung den Status „Freigegeben“. Das Status-Label dafür ist grün umrandet.

Gebucht

Jede freigegebene Rechnung kann zur Buchung in einem Drittsystem exportiert werden. Sobald der Export erfolgt ist, erhält die Rechnung den Status „Gebucht”. Das entsprechende Status-Label ist grün eingefärbt.

Fehler

Tritt in einem beliebigen Bearbeitungsschritt innerhalb des Workflows ein Fehler auf, wird dies durch das rote Status-Label „Fehler” angezeigt. Dies kann beispielsweise auftreten, wenn das Hochladen der Rechnung abgebrochen worden ist. Sobald eine Rechnung den Status „Fehler” erhält, ist der Rechnungseditor nicht mehr verfügbar und die Rechnung muss manuell aus dem Workflow entfernt werden (Funktion „Archivieren“).

Archiviert

Werden historische Rechnungen dauerhaft archiviert, erhalten sie den Status „Archiviert”. Das entsprechende Status-Label ist abermals grau und zeigt an, dass eine Bearbeitung dieser Rechnung nicht mehr möglich ist.