Rechnungseditor Allgemein

Dieses Kapitel wurde im Rahmen des Update 6 aktualisiert.

Einleitung

Die Bearbeitung von Rechnungen erfolgt im Rechnungseditor. Hier werden die Angaben der Rechnung in der Anwendung erfasst und die Kontierung vorgenommen.

Ansicht Rechnungseditor

Die ausgelesenen Rechnungsdaten werden im Rechnungseditor separiert neben dem PDF angezeigt und sind je nach Rechnungsstatus für den Benutzer bearbeitbar oder sichtbar.

Der Rechnungseditor unterteilt sich in verschiedene Bereiche:

Auf der rechten Seite des Editors wird die Original-Rechnung angezeigt.

Darstellung der Rechnung im rechten Teil der Maske

Die Rechnung kann mittels der Lupensymbole verkleinert oder vergrößert werden und auch gedreht werden. Mittels den Pfeilen kann zwischen den verschiedenen Seiten der Rechnung gewechselt werden.

Auf der linken Seite stehen die Rechnungsdaten, die aus der Rechnung heraus gelesen wurden (siehe Automatisierung der Rechnungsbearbeitung (SmartFill)) und vom Benutzer bearbeitet werden können, sofern sich die Rechnung im Status „Bearbeiten” befindet.

Rechnungsdaten in den Tabs Details und Positionen

Die Angaben zu Kostenstellen und Kostenträgern können auch in den Status „Prüfen” und „Freigeben” noch angepasst werden.

In der Navigationsleiste oberhalb der Rechnungsdaten sowie im linken Bereich über den Tabs wird die automatisch vergebene Beleg-ID der Rechnung angezeigt. Hier ist auch der Status der Rechnung für den Benutzer ersichtlich. Zusätzlich wird der Prozessfortschritt optisch in Abhängigkeit des Status mittig im Rechnungseditor über den Rechnungsangaben dargestellt.

Links neben bzw. oberhalb der Beleg-ID findet sich die Zwischenspeichern-Funktion sowie die Kommentarfunktion. Nähere Informationen zu den einzelnen Funktionen: Rechnungen zwischenspeichern undRechnungen kommentieren.

Über das „X” oben links kann die Rechnung geschlossen werden.

Optische Darstellung des Prozessfortschritts

Im Rechnungseditor wird optisch anhand der Status Bearbeiten, Prüfen, Freigeben, Buchen und Abgeschlossen dem Benutzer der Prozessfortschritt optisch aufgezeigt.

Anzeige des Prozessfortschrittes der Rechnungsbearbeitung

Die verschiedenen Status werden wie folgt dargestellt:

Status	Statusbezeichnung alt	Darstellung
Bearbeiten	Bereit
Prüfen	Bearbeitet
Freigeben	Geprüft
Buchen	Freigegeben
Abgeschlossen	Gebucht

Beleg-ID

Die Beleg-ID wird systemseitig fortlaufend vergeben und kann nicht durch den Benutzer beeinflusst werden.

Rechnungsstatus

Informationen zu den verschiedenen Rechnungsstatus finden Sie hier Status einer Rechnung.

Funktionsumfang nach Status einer Rechnung

Die Funktionsumfang innerhalb des Rechnungseditors richten sich nach dem Status der Rechnung. Nachfolgend sind die einzelnen Funktionen den verschiedenen Status zugeordnet:

Rechnungsstatus	Funktion/-en	Bearbeitung innerhalb des Rechnungseditors
Bearbeiten	Bearbeitung Rechnungsdaten Zuweisung Rechnungsdatensatz Bearbeitung Abschließen Archivierung Kommentar	Bearbeitung möglich
Prüfen	Zuweisung Rechnungsdatensatz Prüfung abschließen Zurückgeben Kommentar	optional Anpassung Kostenstelle und Kostenträger
Freigeben	Rechnung freigeben Zuweisung Rechnungsdatensatz Zurückgeben Kommentar	optional Anpassung Kostenstelle und Kostenträger
Buchen	Zurückgeben Kommentar	keine Bearbeitung möglich
Abgeschlossen	Rechnung zurücksetzen Kommentar	keine Bearbeitung möglich
Fehler	keine	keine Bearbeitung möglich
Archiviert	Kommentar	keine Bearbeitung möglich

Drei-Punkte-Menü rechts oben im Rechnungseditor

Über das Drei-Punkte-Menü rechts oben im Rechnungseditor lässt sich eine Rechnung zuweisen, exportieren, teilen oder archivieren.

Nähere Informationen zu den einzelnen Funktionen: Rechnungen zuweisen, exportieren und teilen und Rechnungen abschließen und archivieren .

Rechnungsangaben im Rechnungseditor

Im Rechnungseditor werden die Angaben zur Rechnung auf zwei Tabs hinterlegt. Die allgemeinen Angaben zur Rechnungen auf dem Tab “Details”, die Angaben zur Kontierung auf dem Tab “Positionen”.

Finden sich an den Tabs rote Punkte, sind erforderliche Pflichtangaben noch nicht den Benutzer erfasst.

Wird die Rechnung im jeweiligen Prozessschritt durch den Benutzer mit Klick auf die Schaltfläche beendet, erfolgt eine Plausibilisierung durch die Anwendung. Nach dem Erscheinen einer Fehlermeldung und klick auf die Schaltfläche “Verstanden” werden die erforderlichen Angaben rot durch die Anwendung hinterlegt.

Hervorheben der fehlenden Angabe im Rechnungseditor

Tab Details

Geschäftspartner

Mehrere IBAN

Es wird im Rechnungseditor die IBAN als Angabe zur Verfügung gestellt, die über SmartFill ausgelesen wurde. Bei Bedarf kann - sofern vorhanden die Bankverbindung durch den Benutzer geändert werden.

Hierfür ist in der Zeile mit der IBAN und BIC über das Dreipunktmenü die dann erscheinende Schaltfläche auszuwählen:-

Schaltfläche „IBAN mit Geschäftspartner verknüpfen”

Auswahl der Schaltfläche in der Rechnungsbearbeitung

Es wird dann die primäre IBAN aus dem Stammdatensatz des Geschäftspartners in den Rechnungseditor eingestellt.

Sollte die IBAN auch nicht due gewünschte sein, hat der Benutzer mittels Klick auf das Dreipunktemenü folgende Optionen:

Folgende Funktionalitäten stecken hinter den Optionen:

Menüpunkt	Beschreibung
IBAN wechseln	Es kann zwischen allen IBAN gewählt werden, die am Stammdatensatz des Geschäftspartners hinterlegt sind
IBAN loslösen und überschreiben	Die IBAN kann manuell vom Benutzer erfasst werden
IBAN in Stammdaten bearbeiten	Der Benutzer wird direkt in den Stammdatensatz des Geschäftspartners weitergeleitet und kann dort die erforderlichen Anpassungen/Ergänzungen vornehmen

Informationen zur Pflege der Bankverbindung finden Sie hier: Geschäftspartner.

Anlage aus dem Rechnungseditor

Steht dem Benutzer ein Geschäftspartner nicht zur Auswahl im Rechnungseditor zu Verfügung kann mit der Schaltfläche direkt in die Stammdaten zur Neuanlage verzweigt werden.

Option zur Neuanlage eines Geschäftspartners aus dem Rechnungseditor heraus

Informationen zur Anlage eines Geschäftspartners finden Sie hier: Geschäftspartner.

Eine Anlage bzw. Bearbeitung von Stammdaten ist nur durch Benutzer möglich, die die erforderliche Berechtigung haben. Nähere Informationen finden Sie hier: Berechtigungen pflegen, Benachrichtigungen definieren und Betragskompetenzen abbilden.

Rechnungsdatum

Sofern eine Änderung/Hinterlegung eines der Datumsfelder erforderlich ist, kann über die Kalenderfunktion der gewünschte Tag hinterlegt werden.

Ein Ausweis der Umsatzsteuer und Anrechnung dieser auf den Netto- bzw. Bruttobetrag erfolgt nach der Kontierung im Bereich Buchung.

Über die Drei-Punkte-Menüs der Abschnitte im linken Bereich des Rechnungseditors können in der Bearbeitung geänderte Werte wiederhergestellt werden.

Auswahl zum Zurücksetzen vorgenommener Änderungen

Ein Zurücksetzen der Daten ist nur möglich, wenn in dem Feld bereits ein Wert erfasst wurde.

Alle Pflichtfelder müssen befüllt werden, bevor die Bearbeitung der Rechnung abgeschlossen werden kann.

Tab Positionen

Die UNEOS-SmartFill Erkennung teilt die Rechnung im Tab „Positionen” automatisch in einzelne Unterpositionen zur Kontierung auf.

Aufteilung der Positionen in der Rechnungsbearbeitung

Jeder Rechnungsposition sind eine Kostenart und ein Steuerschlüssel zuzuordnen. Optional können zusätzlich Kostenstelle und Kostenträger angegeben werden.

Wenn die Aufteilung nicht zur gewünschten Kontierung passt, können Sie über die Schaltfläche „Aufteilung aufheben” alle Positionen zurücksetzen oder über das „Papierkorb”-Symbol einzelne Positionen löschen.

Weitere Rechnungspositionen lassen sich nach Bedarf über das „+ Position hinzufügen” im Bereich der Positionen vervielfältigen. Die Summe der Buchungspositionen muss in Summe den Rechnungsbetrag Brutto ergeben.

Wählt der Benutzer einen Umsatzsteuerschlüssel beim Steuerschlüssel aus, wird in der Vorsteueroptierung darauf hingewiesen, dass diese bei der Position nicht anwendbar ist. Fährt der Benutzer mit der Maus darüber erscheint ein zusätzliches Hinweisfeld.

Hinweis bei Auswahl Umsatzsteuerschlüssel

Kommentar

Unter Kommentar können relevante Informationen zur Rechnung und deren Bearbeitung erstellt werden. Die erstellten Kommentare werden an der Rechnung gespeichert und sind in jedem Status einer Rechnung einzusehen.

Weitere Informationen siehe Rechnungen kommentieren.

Funktionalitäten im Rechnungseditor

Die folgende Übersicht enthält die Beschreibungen der einzelnen Funktionen.

Funktion	Beschreibung
Bearbeitung Rechnungsdaten	Bearbeitung und Änderbarkeit einzelner Positionen der Rechnungsdaten möglich.
Zuweisung Rechnungsdatensatz	Bearbeiter einer Rechnung auswählen und ändern.
Bearbeitung Abschließen	Mit dem Abschließen der Bearbeitung wird die Richtigkeit durch einen ersten Benutzer bestätigt und an einen weiteren Benutzer zur sachlichen und rechnerischen Prüfung und Sichtung der Angaben weitergeleitet.
Archivierung	Die Archivierung nimmt einen Rechnungsbeleg aus dem Rechnungsworkflow heraus. Es ist keine weitere Bearbeitung der Rechnung möglich. Die vorhandenen Daten werden archiviert und gespeichert.
Kommentar	Hinterlegen eines Kommentars zur Rechnung, der für alle Benutzer sichtbar gespeichert wird. Vorname und Nachname des Benutzers sowie Anlagedatum sind sichtbar.
Zurückgeben	Eine Rechnung wird an den vorherigen Bearbeiter zurück geben. Beispiel: Fehlerhafte Rechnungsdaten.
Prüfung abschließen	Der zweite Benutzer bestätigt die sachlich und rechnerisch richtigen Daten einer Rechnung.
Rechnung freigeben	Eine Rechnung wird zur Zahlung freigegeben. Die Freigabe muss innerhalb der persönlichen Freigabekompetenz des Benutzers geschehen.
Rechnung zurücksetzen	Durch das Zurücksetzen wechselt eine Rechnung vom Status Gebucht zum Status Freigegeben und kann so wieder in den Rechnungsworkflow und zum Buchungsexport bereit gestellt werden. Diese Funktion setzt das dazugehörige Benutzerrecht voraus.

Datenstruktur Rechnungseditor

Der Rechnungseditor beinhaltet folgende Datenfelder:

Tab	Feldbezeichnung	Beschreibung	Pflichtfeld
Details	Rechnungskategorie	Auswahl der Rechnungskategorie aus Dropdownmenü	Ja
	Geschäftspartner	Auswahl des Geschäftspartners aus Dropdownmenü	Ja
	IBAN	International standardisierte Bankverbindung des Rechnungsstellers	Ja
	BIC	International standardisierter Code zur Identifikation von Geschäftsstellen im Zahlungsverkehr Automatische Vergabe durch IBAN	Automatisch
	Verwendungszweck	Feld zur Eingabe der Rechnungsnummer oder eines Verwendungszwecks	Ja
	Rechnungsdatum	Datum zur Befüllung des Ausstellungsdatum der Rechnung	Nein
	Fälligkeit in Tagen	Erfassung der Anzahl der Tage bis zur Fälligkeit der Rechnung - automatische Errechnung des Fälligkeitsdatums durch die Anwendung	Nein
	Leistungsdatum	Zeitraum der Leistungserbringung - Angabe von Tag, Monat oder Zeitraum möglich.	Nein
	Exakter Tag	Exakter Tag der Leistungserbringung	Nein
	Statistische Buchungsperiode	Zuordnung einer Rechnung zu einem bestimmten Zeitraum	Ja
Positionen	Gesamtnetto	Summe wird aus erfassten Positionen durch die Anwendung ermittelt	Ja
	Gesamtsteuer	Summe wird aus erfassten Positionen durch die Anwendung ermittelt	Ja
	Gesamtbrutto	Summe wird aus erfassten Positionen durch die Anwendung ermittelt	Ja
	Art. Nr.		Nein
	Art. Bezeichnung		Nein
	Beleg-ID	wird durch die Anwendung ausgewiesen	Nein
	Netto	Betrag in netto der Rechnungsposition	Ja
	Brutto	Betrag in brutto der Rechnungsposition	Ja
	Steuerschlüssel	Auswahl des Steuerschlüssels aus dem Dropdown-Menü der zu zahlenden Vorsteuer zum Steuerschlüssel	Ja
	Vorsteueroptierung	Möglichkeit aus dem Dropdown den vollen Vorsteuerabzug zu hinterlegen	Nein
	Kostenart	Zuordnung des Buchungsabschnitts zu einer Aufwandsart Auswahl aus Dropdownmenü	Ja
	Kostenstelle	Zuordnung des Buchungsabschnitts zu einer Kostenstelle Auswahl aus Dropdownmenü	Nein
	Kostenträger	Zuordnung des Buchungsabschnitts zu einem Kostenträger Auswahl aus dem Dropdownmenü	Nein
	Prüfer	Benutzerauswahl für Zuordnung spezifischer Positionen zur Prüfung (relevant für Rechnungen mit mehr als einem Prüfer)	Nein
	Kommentar	Kommentaroption für die ausgewählte Rechnung	Nein