Stammdaten anlegen, teilen und verwalten

Dieses Kapitel wurde im Rahmen des Update 6 aktualisiert.

Einleitung

Stammdaten sind grundlegende Informationen, die zur Automatisierung der Rechnungsbearbeitung regelmäßig benötigt werden. In diesem Abschnitt wird die Pflege der Stammdaten beschrieben.

Für jede Rechnung wird teilautomatisiert ein Datensatz erstellt. Dieser Prozess beginnt mit dem Auslesen der PDF-Rechnungsdatei. Die gelesenen Daten werden mit den verfügbaren Stammdaten abgeglichen. Können einzelne Datenfelder nicht ausgelesen werden oder liegen keine passenden Stammdaten vor, sind diese manuell zu ergänzen. Der Umfang und die Qualität der Stammdaten beeinflusst so maßgeblich den Grad der Automatisierung.

Nutzung der Stammdatenverwaltung

Die Stammdaten im UNEOS Rechnungseingang werden in einem standardisierten Stammdaten-Editor angezeigt, der über den Menüpunkt Stammdaten in der Seitennavigation für die jeweilige Stammdatenart geöffnet werden kann.

Die Übersicht stellt die Stammdaten in einzelnen Kacheln dar.

Aufruf Stammdaten mit anschließender Übersicht aller Stammdaten

Nach Aufruf einer Stammdaten-Kategorie werden die Stammdaten in tabellarischer Form dargestellt. Je nach Auswahl der Stammdatenart wird eine Standardansicht mit vorgegeben Daten angezeigt.

Funktionalitäten Stammdatenübersicht

Die Übersicht bietet verschiedene Funktionen zur Navigation und Bearbeitung:

Suche

Freitextsuche über alle Spalteninhalte zur schnellen Filterung der angezeigten Stammdaten.

Beispielansicht mit erfasstem Suchbegriff

Sortierung

Im jeweiligen Spaltenkopf kann die Sortierung auf- bzw. abwärts beeinflusst werden.

Änderung Ansicht

Es ist möglich den Inhalt der Ansicht anzupassen und Angaben ein- oder auszublenden. Die Spalten lassen sich innerhalb der Ansicht verschieben. Die Spalteninhalte können auf-oder absteigend sortiert werden.

Spaltenauswahl ändern am Beispiel Geschäftspartner

Dreipunktemenü

Über die Menünavigation nach Aufruf eines einzelnen Stammdatensatzes stehen weitere Aktionen zur Verfügung. Es ist möglich den Link zum Stammdatensatz zu kopieren oder den Stammdatensatz zu archivieren.

Neue Einträge erstellen

Ein neuer Eintrag kann über die Schaltfläche „XXX hinzufügen” erzeugt werden. Die Schaltfläche weist die gewählte Art der Stammdaten aus.

Maske Neuanlage am Beispiel Kategorie Geschäftspartner

Jeder Stammdatensatz belegt automatisch das Tagesdatum als “Gültig ab”-Datum vor.

Einträge bearbeiten

Um unabsichtliche Veränderungen zu vermeiden, werden alle Einträge grundsätzlich gesperrt angezeigt. Soll ein Eintrag bearbeitet werden, kann er per Klick auf die Schaltfläche „Bearbeiten” geändert werden.

Schaltfläche „Bearbeiten” am Beispiel Kategorie Geschäftspartner

Zur Bestätigung der Bearbeitung wird die Änderung mit der Schaltfläche “Speichern” bestätigt. Alternativ können die Änderungen verworfen werden (Schaltfläche „Schließen bzw. das Pfeilsymbol”).

Schaltfläche „Verwerfen” und „Speichern” am Beispiel Kategorie Geschäftspartner

Einträge löschen

Eine direkte Löschung von Stammdaten ist nicht möglich. Diese können bei Bedarf archiviert werden.

Gilt für alle Stammdatenkategorien bis auf:

Verrechnungskonto
Buchungsperiode
Rechnungskategorie
Bankenschlüssel

Einträge der Kategorie “Geschäftspartner” können aktuell wieder gelöscht noch archiviert werden.

Einträge archivieren

Eine Archivierung von Stammdaten bewirkt, dass diese weiterhin einsehbar und auswertbar bleiben. Archivierte Stammdaten können nicht reaktiviert werden.

Zum Archivieren ist der betroffene Stammdaten-Satz aufzurufen. Über das Dreipunktemenü rechts oben auf der Maske ist dann „Archivieren” auszuwählen.

Schaltfläche „Archivieren” am Beispiel Kostenträger

Eine Archivierung ist bei folgenden Stammdaten-Kategorien möglich:

Steuerschlüssel
Kostenart
Kostenstelle
Kostenträger

Einträge der Kategorie „Geschäftspartner” können aktuell weder gelöscht noch archiviert werden.

Dateiupload beim Kommentar erfassen

Der Dateiupload ist bei folgenden Stammdaten möglich:

Geschäftspartner
Steuerschlüssel
Kostenstellen
Kostenarten
Kostenträgern
Verrechnungskonto

Unter dem Kommentarfeld ist es möglich dem erfassten Kommentar eine Datei hinzuzufügen. Diese wird dauerhaft an dem Kommentar gespeichert.

Es öffnet sich daraufhin ein Dialogfenster. Hier kann eine Datei hochgeladen werden. Dafür wird sie per Drag-and-Drop in den gestrichelt umrandeten Hochladebereich gezogen oder durch Klicken auf das Hochlade-Icon direkt im Dateiexplorer ausgewählt.

Hochgeladene Dateien können auf dem Reiter Alle oder Dateien eingesehen werden.

Existierende Dateianhänge können nicht nachträglich bearbeitet, jedoch zur Ansicht erneut heruntergeladen werden.

Link kopieren

Die Funktion „Link kopieren” bietet Benutzern die Möglichkeit, Daten aus der Anwendung an andere Benutzer zu übermitteln. Nach Klick auf die Schaltfläche „Link kopieren” wird die URL der Seite in der Anwendung in die Zwischenablage kopiert.

Schaltfläche „Link kopieren” am Beispiel Kostenträger

Über den erfolgreichen Kopiervorgang wird der Anwender aktuell nicht informiert.

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