Rechnungseditor Allgemein

Einleitung

Die Bearbeitung von Rechnungen erfolgt im Rechnungseditor. Hier werden die Angaben der Rechnung in der Anwendung erfasst und die Kontierung vorgenommen.

Ansicht Rechnungseditor

Die ausgelesenen Rechnungsdaten werden im Rechnungseditor separiert neben dem PDF angezeigt und sind je nach Rechnungsstatus für den Benutzer bearbeitbar oder sichtbar.

Der Rechnungseditor unterteilt sich in verschiedene Bereiche:

Auf der rechten Seite des Editors wird die Original-Rechnung angezeigt.

Darstellung der Rechnung im rechten Teil der Maske

Auf der linken Seite stehen die Rechnungsdaten, die aus der Rechnung heraus gelesen wurden (siehe Automatisierung der Rechnungsbearbeitung (SmartFill)) und vom Benutzer bearbeitet werden können, sofern sich die Rechnung im Status „Bereit” befindet.

Rechnungsdaten unter „Allgemeines” und „Überweisungsinformationen”

In der Navigationsleiste oberhalb der Rechnungsdaten wird die automatisch vergebene Rechnungs-ID mit dem dazugehörigen aktuellen Status der Rechnung angezeigt.

Rechnungs-ID

Die Rechnungs-ID wird systemseitig fortlaufend vergeben und kann nicht durch den Benutzer beeinflusst werden.

Rechnungsstatus

Informationen zu den verschiedenen Rechnungsstatus finden Sie hier Status einer Rechnung.

Funktionsumfang nach Status einer Rechnung

Die Funktionsumfang innerhalb des Rechnungseditors richten sich nach dem Status der Rechnung. Nachfolgend sind die einzelnen Funktionen den verschiedenen Status zugeordnet:

Rechnungsstatus	Funktion/-en	Bearbeitung innerhalb des Rechnungseditors
Bereit	Bearbeitung Rechnungsdaten Zuweisung Rechnungsdatensatz Bearbeitung Abschließen Archivierung Kommentar	Bearbeitung möglich
Bearbeitet	Zuweisung Rechnungsdatensatz Prüfung abschließen Zurückgeben Kommentar	keine Bearbeitung möglich
Geprüft	Rechnung freigeben Zuweisung Rechnungsdatensatz Zurückgeben Kommentar	keine Bearbeitung möglich
Freigegeben	Zurückgeben Kommentar	keine Bearbeitung möglich
Gebucht	Rechnung zurücksetzen	keine Bearbeitung möglich
Fehler	keine	keine Bearbeitung möglich
Archiviert	keine	keine Bearbeitung möglich

Drei-Punkte-Menü rechts oben im Rechnungseditor

Über das Drei-Punkte-Menü rechts oben im Rechnungseditor lässt sich eine Rechnung zuweisen, teilen oder Rechnung exportieren.

Link kopieren

Die Funktion „Link kopieren” bietet Benutzern die Möglichkeit, Daten aus der Anwendung an andere Benutzer zu übermitteln. Nach Klick auf die Schaltfläche „Link kopieren” wird die URL der Seite in der Anwendung in die Zwischenablage kopiert.

Schaltfläche „Link kopieren” am Beispiel Steuerschlüssel

Über den erfolgreichen Kopiervorgang wird der Anwender aktuell nicht informiert.

Rechnung zuweisen und exportieren

„Rechnung zuweisen” und „Rechnung zuweisen” im Rechnungseditor

Rechnungen zuweisen, exportieren und teilen

Abschnitte der Rechnungsbearbeitung

Allgemeines

Unter „Allgemeines” werden die Angaben der Rechnung zum Geschäftspartner, zur Rechnungskategorie, den Rechnungsdaten und der Buchungsperiode angegeben.

Sofern eine Änderung/Hinterlegung eines der Datumsfelder erforderlich ist, kann über die Kalenderfunktion der gewünschte Tag hinterlegt werden.

Kalenderfunktion am Beispiel Fälligkeitsdatum

Überweisungsinformationen

Die Überweisungsinformationen beinhalten den Verwendungszweck der Rechnung, den Empfänger, die IBAN und BIC, den Brutto- sowie den Nettobetrag der Rechnung und die enthaltene Umsatzsteuer.

Ein Ausweis der Umsatzsteuer und Anrechnung dieser auf den Netto- bzw. Bruttobetrag erfolgt nach der Kontierung im Bereich Buchung.

Über die Drei-Punkte-Menüs der Abschnitte im linken Bereich des Rechnungseditors können in der Bearbeitung geänderte Werte wiederhergestellt werden.

Zurücksetzen von Werten am Beispiel Empfänger in den Überweisungsinformationen

Ein Zurücksetzen der Daten ist nur möglich, wenn in dem Feld bereits ein Wert erfasst wurde.

Alle Pflichtfelder müssen befüllt werden, bevor die Bearbeitung der Rechnung abgeschlossen werden kann.

Buchung

Im Abschnitt der Buchung kann ein Rechnungsbetrag auf verschiedene Positionen aufgeteilt werden.

Jeder Position einer Rechnung ist eine Kostenart und ein Steuerschlüssel zuzuordnen. Kostenstellen und Kostenträger können optional zugeordnet werden.

Die Rechnungspositionen lassen sich nach Bedarf über das „+”-Symbol im Bereich der Buchung vervielfältigen. Zu viel hinzugefügte Positionen können mit dem „-”-Symbol wieder entfernt werden. Der Betrag der jeweiligen Position kann in Euro oder als prozentualer Anteil an der Gesamtsumme angegeben werden. Die Summe der Buchungspositionen muss in Summe den Rechnungsbetrag Brutto ergeben. Weicht die Summe der Positionen zum Bruttobetrag ab, werden die Positionen markiert.

Kommentar

Unter Kommentar können relevante Informationen zur Rechnung und deren Bearbeitung erstellt werden (siehe Rechnungen kommentieren). Die erstellten Kommentare werden an der Rechnung gespeichert und sind in jedem Status einer Rechnung einzusehen.

Informationen

Im Bereich Information werden die Daten zur letzten Aktualisierung und zum Ersteller des Rechnungsbeleges angegeben.

Bereich „Information” im Rechnungseditor

Bereich „Information” unten links im Rechnungseditor

Die folgende Übersicht enthält die Beschreibungen der einzelnen Funktionen.

Funktion	Beschreibung
Bearbeitung Rechnungsdaten	Bearbeitung und Änderbarkeit einzelner Positionen der Rechnungsdaten möglich.
Zuweisung Rechnungsdatensatz	Bearbeiter einer Rechnung auswählen und ändern.
Bearbeitung Abschließen	Mit dem Abschließen der Bearbeitung wird die Richtigkeit durch einen ersten Benutzer bestätigt und an einen weiteren Benutzer zur sachlichen und rechnerischen Prüfung und Sichtung der Angaben weitergeleitet.
Archivierung	Die Archivierung nimmt einen Rechnungsbeleg aus dem Rechnungsworkflow heraus. Es ist keine weitere Bearbeitung der Rechnung möglich. Die vorhandenen Daten werden archiviert und gespeichert.
Kommentar	Hinterlegen eines Kommentars zur Rechnung, der für alle Benutzer sichtbar gespeichert wird. Vorname und Nachname des Benutzers sowie Anlagedatum sind sichtbar.
Zurückgeben	Eine Rechnung wird an den vorherigen Bearbeiter zurück geben. Beispiel: Fehlerhafte Rechnungsdaten.
Prüfung abschließen	Der zweite Benutzer bestätigt die sachlich und rechnerisch richtigen Daten einer Rechnung.
Rechnung freigeben	Eine Rechnung wird zur Zahlung freigegeben. Die Freigabe muss innerhalb der persönlichen Freigabekompetenz des Benutzers geschehen.
Rechnung zurücksetzen	Durch das Zurücksetzen wechselt eine Rechnung vom Status Gebucht zum Status Freigegeben und kann so wieder in den Rechnungsworkflow und zum Buchungsexport bereit gestellt werden. Diese Funktion setzt das dazugehörige Benutzerrecht voraus.

Datenstruktur Rechnungseditor

Der Rechnungseditor beinhaltet folgende Datenfelder:

Feldbezeichnung	Beschreibung	Pflichtfeld

Feldbezeichnung	Beschreibung	Pflichtfeld
Geschäftspartner	Auswahl des Geschäftspartners aus Dropdownmenü	Ja
Kategorie	Auswahl der Art der Rechnung aus Dropdownmenü	Ja
Rechnungsdatum	Datum zur Befüllung des Ausstellungsdatum der Rechnung	Nein
Fälligkeitsdatum	Datumsfeld zur Befüllung der Fälligkeit der Rechnung	Nein
Leistungszeitraum	Zeitraum der Leistungserbringung	Nein
Buchungsperiode	Zuordnung einer Rechnung zu einem bestimmten Zeitraum	Ja
Verwendungszweck	Feld zur Eingabe der Rechnungsnummer oder eines Verwendungszwecks	Ja
Empfänger	Name des Rechnungsstellers bzw. Geschäftspartner	Ja
IBAN	International standardisierte Bankverbindung des Rechnungsstellers	Ja
BIC	International standardisierter Code zur Identifikation von Geschäftsstellen im Zahlungsverkehr Automatische Vergabe durch IBAN	Automatisch
Nettobetrag	Betrag in netto der Rechnung	Ja
Umsatzsteuer	Automatisch errechneter Betrag nach Hinterlegung Steuerschlüssel bei Rechnungsposition im Bereich “Buchung”	ja
Bruttobetrag	Betrag in brutto der Rechnung	Ja
Buchung	Bei Bedarf prozentuale oder absolute Aufteilung des Bruttobetrages möglich.	Ja
Aufteilung	Prozentuale Aufteilung des Rechnungsbetrages auf Kostenarten	Ja
Betrag	Je nach Auswahl der Brutto- oder Nettobetrag des Buchungsabschnitts	Ja
Volle Vorsteuer abziehen	Möglichkeit der Anrechnung des vollen Vorsteuerabzugs bei der Rechnungsposition	Nein
Kostenart	Zuordnung des Buchungsabschnitts zu einer Aufwandsart Auswahl aus Dropdownmenü	Ja
Steuerschlüssel	Zuordnung der zu zahlenden Umsatzsteuer zum Steuerschlüssel	Ja
Kostenstelle	Zuordnung des Buchungsabschnitts zu einer Kostenstelle Auswahl aus Dropdownmenü	Nein
Kostenträger	Zuordnung des Buchungsabschnitts zu einem Kostenträger Auswahl aus dem Dropdownmenü	Nein
Kommentar	Kommentaroption für die ausgewählte Rechnung	Nein